Gute interne Kommunikation ist transparent, aktuell und ermöglicht die Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Ein gut gemachtes Intranet bringt sehr viele Vorteile

Angefangen bei der Effizienz - es spart viele Nachfragen - bis hin zur Steigerung der Loyalität - Stichwort Employer Branding.

Fast jedes Unternehmen hat heute ein Intranet. Hier finden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die wichtigsten Informationen über das Unternehmen aber auch viele Dokumente. Die meist genutzten Funktionen sind der Download des Urlaubsantrags und das interne Telefonbuch. Leider sind das aber häufig auch die einzigen genutzten Funktion. Denn viele Intranets sind so unübersichtlich, dass man entweder nichts findet oder die Nutzung von vorne herein eine Zumutung ist.

Viele hunderte von Dokumente, vor allem aus den Bereichen Human Resources, IT, Finanzen und Legal, liegen im Intranet zur Nutzung bereit. Dazu kommen unzählige Artikel über die verschiedensten Themen. Das Problem ist, dass Intranets stiefmütterlich behandelt werden, sowohl von den Betreibern als auch von der Belegschaft. Entweder, weil sie von Anfang an schlecht aufgesetzt wurden, oder weil sie im Laufe der Zeit vermüllt sind. 

Das hat viele Gründe: Die Betreuung des Intranets obliegt meist mehreren Personen aber jeweils nur nebenbei. Oft stammen diese Teilzeit-Intranet-Betreuer aus verschiedenen Abteilungen wie Kommunikation oder Personal. Das bedeutet in der Praxis: niemand ist wirklich zuständig. Wurden Artikel von der Unternehmensleitung verfasst, werden sie aus falscher Rücksicht nicht gelöscht, auch wenn sie bereits hoffnungslos veraltet sind.

Lösung - Neuanfang

Dazu muss nicht gleich das ganze Intranet neu programmiert werden. In jedem Fall müssen aber Inhalte bewertet und gegebenenfalls entfernt werden. Diese Aufgabe erfordert viel Erfahrung und Feingefühl und kann aus verschiedensten Gründen oftmals nicht intern umgesetzt werden. 

Externe Spezialisten können das Thema mit einem frischen Blick von außen und ohne firmenpolitische Bindung angehen. 

Solche Intranet Consultants sind im angelsächsischen Raum bereits weit verbreitet, in Europa jedoch noch eine vergleichsweise neue Rolle. Sie arbeiten an der Schnittstelle von Technologie und Content und helfen Unternehmen und Digitalagenturen dabei, das Intranet auf Vordermann zu bringen.

 

Über mich

Ich heiße Sandra Garcia,  bin Intranet Consultant und unterstützte seit über einer Dekade Unternehmen und Institutionen wie Daimler, EU Kommission und Europol, ihre jeweiligen Intranets gut zu strukturieren und damit überhaupt erst richtig nutzbar zu machen. Meine Erfahrung sammelte ich intern, aber seit 2019 biete ich als freie Intranet Consultant allen, die Wert auf ein nützliches Intranet legen an, Ihr Team bei umfangreichen Intranet Projekten zu unterstützen: 

ob Digitalagenturen, die neben der technischen Umsetzung einen Mehrwert für ihre Kunden schaffen wollen, oder Direktkunden, die einen Partner an ihrer Seite haben wollen, der den Neustart begleitet. 

Dabei ist jedes Intranet anders und eine solide und genaue Bestandsaufnahme zentrale Voraussetzung für den erfolgreichen Umbau. Ein aktualisiertes, gut strukturiertes und lebendiges Intranet trägt wesentlich zur Produktivität des Unternehmens bei. So wird das Intranet zum Dreh- und Angelpunkt der internen Kommunikation und macht sie transparent und aktuell. Das ermöglicht die Zusammenarbeit im Unternehmen auf Augenhöhe.